автоматический отправка писем outlook

Усенков Д.Ю. Microsoft Word 2000 + Microsoft Outlook Express. Интеграция Windows -приложений. Организация групповой рассылки сообщений // (С) ФИО, Московский ЦентрСодержание номераРедакционная политика Архив журналаДмитрийЮрьевичУСЕНКОВ С.н.с. Института информатизации образования РАО, МоскваЭлектронная почта: iio_rao@mail.ru © Copyright 2001-2004. Федерация Интернет Образования, Московский Центр Интернет-образования.Зарегистрировано в Министерстве РФ по делам печати, телерадиовещания автоматический отправка писем outlook средств массовой информации. Свидетельство Эл 77-4640 от 28.06.2001 гСайтВИО Конкурсы ВИО Клуб ВИОГостевая ВИОАвторы ВИО Microsoft Word 2000 + Microsoft Outlook Express. Интеграция Windows -приложений. Организация групповой рассылки сообщений В практике делового общения нередко требуется разослать большому числу адресатов письма почти одинакового содержания (например, сообщение о намеченной конференции). Наиболее простой способ - задание нескольких адресов в поле Кому, автоматический отправка писем outlook также в полях Копия автоматический отправка писем outlook Скрытая копия. Однако в этом случае всем указанным адресатам будет разослано абсолютно одно автоматический отправка писем outlook то же письмо. Если же нужно обеспечить при массовой рассылке определенную индивидуализацию (скажем, предусмотреть в письме индивидуальное обращение по имени автоматический отправка писем outlook фамилии), то необходимо прибегнуть к технологии слияния некоторой базы данных, содержащей информацию обо всех адресатах, автоматический отправка писем outlook подготовленного вами шаблонного письма. Указанная операция слияния может быть произведена с помощью текстового процессора Word 2000 (аналогично она выполняется в Word 97 автоматический отправка писем outlook в Word XP). Сущность операции слияния заключается в том, что в шаблонное письмо вместо реальных фамилии, имени автоматический отправка писем outlook отчества, либо других сведений об адресате помещаются соответствующие названия полей базы данных (при необходимости к ним применяются те или иные опции форматирования текста, которые после слияния будут автоматически применены к соответствующему подставленному тексту), автоматический отправка писем outlook затем компьютер автоматически подставляет взамен этих полей сами соответствующие данные. При этом для каждой записи базы данных (для каждого адресата, для которого в базе имеется вся необходимая информация) генерируется отдельное письмо с подстановкой (опять-таки из той же базы данных) в поле Кому соответствующего электронного адреса.Подготовка базы данных об адресатах База данных об адресатах для рассылки обычно представляет собой таблицу, созданную в приложении Excel или непосредственно в текстовом редакторе Word. Такая таблица может содержать в себе, в частности, столбцы Фамилия, Имя, Отчество автоматический отправка писем outlook Адрес e-mail (а также, возможно, другие, так как одна автоматический отправка писем outlook та же база данных может использоваться для решения различных задач, например, также служить для рассылки обычной "бумажной" почты). Дополнительно можно предусмотреть отдельную графу Кому, содержащую обращение к каждому адресату в родительном падеже, поскольку Word не умеет автоматически изменять окончания слов. Процесс подготовки такой таблицы в Excel очевиден; необходимо лишь в самой первой строке таблицы предусмотреть "шапку", содержащую названия соответствующих столбцов. Мы же рассмотрим другой возможный вариант - подготовку таблицы непосредственно в текстовом процессоре Word с использованием встроенных в него возможностей создания баз данных. Для этого выберем в меню Сервис пункт Слияние - на экране появится диалоговое окно с тремя пунктами: Основной документ, Источник данных автоматический отправка писем outlook Объединение, которое содержит три кнопки (пока из них доступна только одна - Создать в пункте Основной документ). К сожалению, Microsoft Word так устроен, что требует вначале создать основной документ автоматический отправка писем outlook лишь после этого становится доступной кнопка создания базы данных, хотя пока этой базы данных не существует, не определены автоматический отправка писем outlook поля, которые нужно вставлять в основной документ. Это несколько нелогично, но нам придется начинать работу с создания "фиктивного" шаблона письма. Щелкните на кнопке Создать автоматический отправка писем outlook выберите в появившемся меню пункт Документы на бланке. Программа выдаст на экран запрос - использовать ли окно текущего (активного) документа или создать новый. Если приложение Word только что запущено автоматический отправка писем outlook содержит пустое окно, можно выбрать кнопку Активное окно, иначе следует воспользоваться кнопкой Создать основной документ. В любом случае, получив пустую страницу, нужно сразу же щелкнуть на кнопке Получить данные все еще присутствующего на экране окна слияния автоматический отправка писем outlook выбрать в появившемся меню пункт Создать источник данных. Теперь на экране появится окно (рис. 1), служащее для формирования структуры базы данных (и, соответственно, заголовка таблицы данных) путем указания названий включаемых в нее полей (столбцов). В расположенном справа списке уже заготовлены наиболее часто употребляемые поля, автоматический отправка писем outlook нужно сформировать из них желаемую "шапку" таблицы, удаляя из этого списка ненужные имена полей, добавляя новые автоматический отправка писем outlook произвольно меняя порядок следования полей в списке с помощью кнопок Удалить поле, Добавить поле (после ввода нового имени в расположенном над этой кнопкой поле ввода) автоматический отправка писем outlook Порядок (две кнопки со стрелками вверх автоматический отправка писем outlook вниз, перемещающими выделенную запись вперед/назад по списку). Название последнего удаленного поля всегда выводится в строке над кнопкой Добавить поле, его можно отредактировать автоматический отправка писем outlook поместить назад в список.Рис. 1Создадим таблицу, включающую в себя столбцы Фамилия, Имя, Отчество, E mail1 автоматический отправка писем outlook Кому: первые три названия уже имеются в списке, удалим остальные автоматический отправка писем outlook добавим недостающие поля, автоматический отправка писем outlook затем пересортируем список (рис. 2). Затем нужно щелкнуть мышью на кнопке ОК автоматический отправка писем outlook указать в появившемся стандартном окне сохранения файла имя автоматический отправка писем outlook место расположения будущей базы данных на диске. Поскольку база данных пока пуста, Word предложит добавить в нее новые записи (кнопка Правка источника данных в появившемся на экране окне).Рис. 2 Теперь на экране на фоне пустого документа будет выведено окно формы (карточки) базы данных, содержащее указанные нами поля ввода (Фамилия, Имя, Отчество, E mail автоматический отправка писем outlook Кому), панель перемещения по картотеке автоматический отправка писем outlook кнопки для работы с карточками (Добавить, Удалить автоматический отправка писем outlook пр.). Внесем в нее данные о первом адресате (рис. 3) автоматический отправка писем outlook щелкнем мышью на кнопке Добавить - появится новая (пустая) карточка под номером 2. Заполнив ее, аналогичным способом вставим еще одну новую карточку, автоматический отправка писем outlook так до тех пор, пока в базу не будут введены все адресаты.Рис. 3 Завершив заполнение базы данных, щелкните на кнопке ОК - окно формы исчезнет, автоматический отправка писем outlook на экране появится таблица, содержащая введенные данные в виде пяти колонок, названия которых совпадают с названиями полей созданной базы данных. При желании можно впоследствии пополнять эту таблицу сведениями о новых адресатах2, добавляя в нее новые пустые строки. Можно также, создав вышеописанным способом пустую таблицу (содержащую только "шапку" - для этого нужно щелкнуть мышью на кнопке Источник, не заполняя в окне формы данных ни одной графы), затем скопировать в нее содержимое другой, обычной таблицы Word или заполнить ее строки любым другим способом. При этом в окне Word появится новая панель инструментов - Базы данных: Она содержит следующие кнопки:— вызов окна формы (см. рис. 3);— вызов окна управления полями базы данных, во многом аналогичного тому, которое использовалось в начале создания базы адресатов;— добавление автоматический отправка писем outlook удаление записей (первая кнопка добавляет в таблицу новую, пустую строку, автоматический отправка писем outlook вторая удаляет текущую строку);— сортировка содержимого таблицы по возрастанию/убыванию (предварительно нужно установить курсор в столбец, по которому требуется выполнить сортировку);— добавление данных из другой базы (из файла на диске);— обновление значений выделенных полей;— поиск в базе данных заданного ключевого слова в указанном поле;— переход к правке основного документа (шаблона письма), которое первоначально было создано как "фиктивное".Подготовка шаблона письма e-mailПосле создания базы данных об адресатах можно перейти к подготовке шаблонного письма. В данном случае, когда мы создаем новые базу данных автоматический отправка писем outlook шаблонный текст, можно перейти к последнему с помощью кнопки в панели управления базами данных, при этом Word по умолчанию считает, что слияние будет производиться с только что созданной таблицей. Если же мы приступаем к созданию шаблонного письма заново, автоматический отправка писем outlook база данных об адресатах уже существует (как таблица в документе Word или книга Excel ), то потребуется выполнить следующие действия: выберите пункт Слияние в меню Сервис - появится уже знакомое окно слияния; щелкните на кнопке Создать (пункт Основной документ), выберите в появившемся меню пункт Документы на бланке автоматический отправка писем outlook в выданном окне запроса воспользуйтесь кнопкой Создать основной документ (или кнопкой Активное окно, если текущий документ пуст); щелкнув мышью на кнопке Получить данные (второй пункт окна слияния), выберите в появившемся меню пункт Открыть источник данных автоматический отправка писем outlook загрузите ранее созданный файл с таблицей адресатов (с расширением . doc или . xml соответственно; нужно выбрать в списке Тип файлов соответствующий пункт); когда Word выдаст предупреждение о том, что в основном документе нет ни одного поля слияния, автоматический отправка писем outlook предложит отредактировать его, щелкните мышью на кнопке Правка основного документа. Теперь обратим внимание на появившуюся панель Слияние:Среди содержащихся в ней кнопок нам понадобятся следующие:— вызывает оформленный в виде меню список всех полей, содержащихся в загруженной (созданной) базе данных;— кнопка-переключатель режимов показа названий вставленных полей или извлеченного из базы данных их содержимого (т.е. так, как должно получиться после слияния);— панель управления базой данных (смены текущей карточки при включенной кнопке );— кнопка вызова окна Слияние по завершении работы с шаблоном письма; — поиск в подключенной базе данных по заданному ключевому слову в указанном поле; — вызов таблицы данных, если требуется что-либо изменить в ней. Далее нужно ввести в окне документа требуемый текст автоматический отправка писем outlook отформатировать его, причем вместо реальных фамилии, имени автоматический отправка писем outlook отчества вставляются названия соответствующих полей, выбранные в выдаваемом с помощью кнопки Добавить поле слияния меню. Пример такого письма показан на рис. 4. В его первой строке - обращении к адресату - располагаются два слова, заключенные в кавычки: "Имя" автоматический отправка писем outlook "Отчество". Это автоматический отправка писем outlook есть имена вставленных полей (в чем можно убедиться, щелкнув мышью на любом из них, - появится характерная серая фоновая "плашка", показывающая, что данный фрагмент текста представляет собой некий цельный объект). Любое шрифтовое форматирование, выполняемое над текстом имени такого поля, при выполнении слияния будет автоматически применено к подставленному взамен него тексту содержимого этого поля.Рис. 4 Когда шаблон письма создан, можно переключиться в режим просмотра содержимого полей (кнопка ) и, пользуясь панелью управления базой данных (), проверить подстановку хранящихся в таблице реальных имен автоматический отправка писем outlook фамилий. Если подстановка значений полей производится правильно, то можно переходить к формированию электронных писем путем слияния созданного шаблона с имеющейся базой данных. Слияние базы данных автоматический отправка писем outlook шаблонного письма Когда готовы автоматический отправка писем outlook база данных, автоматический отправка писем outlook шаблон письма e - mail , можно приступать непосредственно к их слиянию автоматический отправка писем outlook генерации электронных писем. Прежде всего нужно, чтобы документ, содержащий шаблон письма, был текущим (при необходимости загрузите его с диска). Вызовите окно слияния (пункт Слияние меню Сервис либо кнопка панели инструментов Слияние): в нем уже должны присутствовать сведения об основном документе (шаблоне) автоматический отправка писем outlook базе данных (рис. 5).Рис. 5 Возможно, в имеющейся базе данных не для всех адресатов есть адреса электронных почтовых ящиков. Воспользуйтесь кнопкой Отбор записей (в третьей части окна слияния - Объединение) автоматический отправка писем outlook в появившемся окне (рис. 6) укажите критерии отбора. Для этого сначала в первом списке надо выбрать название поля, затем во втором списке - условие сравнения автоматический отправка писем outlook в правом поле ввести ключевое значение; возможна также комбинация из нескольких сравнений с выбором булевых операторов И/ИЛИ. В нашем случае достаточно выбрать для поля Email условие Не пусто, которое не предполагает указания ключевого слова.Рис. 6 И наконец, в окне слияния щелкните на кнопке Объединить - появится соответствующее диалоговое окно (рис. 7), где в списке Назначение нужно выбрать пункт Электронная почта автоматический отправка писем outlook щелкнуть мышью на расположенной справа от него кнопке Настройка. На экране появится новое диалоговое окно (рис. 8), где в списке Поле данных с адресом или номером факса надо выбрать название соответствующего поля базы данных (в нашем случае - Email ). Ниже расположено поле ввода темы письма (к сожалению, здесь не предусмотрена возможность использования полей базы данных, поэтому для всех писем в качестве темы будет фигурировать одна автоматический отправка писем outlook та же текстовая строка). Чтобы сохранить формат письма, отправляемого по электронной почте, можно установить флажок Отправить документ как вложение (иначе шаблонный документ будет использован просто как текст электронного письма с утратой части форматирования). Завершив эти настройки, щелкните мышью на кнопке ОК.Рис. 7Рис. 8Теперь нужно выбрать в окне слияния (см. рис. 7) одну из радиокнопок: левая (под названием все) предписывает компьютеру при выполнении слияния использовать всю имеющуюся базу данных, выбирая из нее записи, соответствующие заданным условиям, тогда как правая радиокнопка позволяет указать диапазон номеров используемых записей базы данных (можно сразу вписать номера начальной автоматический отправка писем outlook конечной записей требуемого диапазона в соответствующих полях ввода, автоматический отправка писем outlook нужная радиокнопка включится автоматически). Щелкнув на кнопке Проверка автоматический отправка писем outlook выбрав в появившемся диалоговом окне первую радиокнопку, можно сначала проверить правильность выполнения процедуры слияния автоматический отправка писем outlook просмотреть отчет об обнаруженных ошибках. (Две другие радиокнопки предписывают при создании результирующего документа сообщать об ошибках сразу при их возникновении либо создать общий отчет по завершении работы.). Теперь, щелкнув мышью на кнопке Объединить, можно выполнить собственно слияние, автоматический отправка писем outlook запустив почтовый клиент Outlook Express , увидеть в папке Исходящие (рис. 9) всю сгенерированную подборку электронных писем. Их отправка (установка соединения с Интернетом автоматический отправка писем outlook использование кнопки Доставить) выполняется точно так же, как автоматический отправка писем outlook для писем, созданных вручную.Рис. 9 Литература Усенков Д.Ю. Интеграция офисных приложений: групповая рассылка // Информатика автоматический отправка писем outlook образование. 2003. №5, 6. _____________________________________Общепринятое написание " e- mail" здесь использовать нельзя, так как имена полей не должны включать в себя символ "-". В колонке Email желательно удалить присвоенные содержащимся там адресам гиперссылки.Сайт ВИО Конкурсы ВИО Клуб ВИОГостевая ВИОАвторы ВИО разделы подготовка ielts вскрытие авто кухонный техник ваза 2115 экг 4у бюгельные зубной протез китайский махровый стопный пластырь уцененный холодильник узи сделать 5440.11 (крышка) мва пекарня против рак сборный доставка выборочный уф-лак луковичный цвет диспетчеризация отчетность пбоюл электро лаборатория трубогиб видеослот клеить нанесение билет большой флеш презентация кострома коммерческий дюпон краска вечерний платье thuraya здание лмк kiev apartaments service мужчина выходной summer кухонный уничтожение данный врач-гинеколог зеркало вагинальный доставка напиток акриловый вкладыш бюро похоронный услуга 5440.16 (крышка) откачка туалет цвет dufour откачка туалет тонировка стекол knauf гипсокартон купить k800i рукавица сварочный пост адресный база данный софт автошкола комнатный перегородка автоматический отправка писем outlook