организовать рассылка

Как организовать эффективный документооборот :: Сегодня: 29.04.2008 | Вторник | Время МСК: 19:46:16| Главная | Карта сайта | Обратная связь | Добавить в избранное ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ!ДИПИФР (рус) МСФОКАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАНРАССЫЛКИСТАТЬИКАЛЬКУЛЯТОРЫКОРПОРАТИВНОЕ ОБУЧЕНИЕ ОБУЧЕНИЕ Календарный план Тематический план Курсы Корпоративные обучение Мастер-классы Тренинги Авторы МСФО Диплом ДипИФР(Рус) Вечернее обучение Самостоятеьное обучение МСФО в России Трансформация в МСФО Пособия организовать рассылка материалы Аккредитация ИПФМ ИПФМ АккредитацияПрограммы ИПФМДиплом ПФМ/МСФОДиплом ПФМ/ФинансыДиплом ПФМ/АудитДипломы Перезачет дипломов ДипИФР (рус), IFA, CIA, ИПБ России Членство в ИПФМ Регистрация ПРОГРАММНЫЕ ПРОДУКТЫ Обзор калькуляторы Инвест. проект Финансовый анализ РАССЫЛКИ subscribe.ru content.mail.ru maillist.ru О НОУ "ИПП" О нас Лицензии Реквизиты Клиенты Партнеры БИБЛИОТЕКА Лента новостей Статьи Интервью Литература Законодательство Биографии Афоризмы САНКТ-ПЕТЕРБУРГ Гостиницы Метрополитен Театры Музеи Мосты Расписание поездов АФОРИЗМ Говорят, что первым экономистом был Колумб. Когда он отправился открывать Америку, он не знал, куда направляется. Когда он ее достиг, он не знал, где находился. И все это он сделал на государственные средства.Все афоризмы АКТУАЛЬНО Производственный календарь на 2008 год Подпишитесь на нашу рассылку новых статей, интервью, новостей организовать рассылка информацию о ближайших курсах организовать рассылка семинарах. Имя E-mail СТАТЬИ Методика отражения ценных бумаг по МСФОБухучет по-европейскиПраво на дивиденды: механизм реализации ЛЕНТА НОВОСТЕЙ Счет 01: без права на налоговую ошибкуБолее 3,7 триллиона рублей собрали налоговикиЧистая прибыль Фармстандарта по МСФО за 2007 год выросла на 60% до 3.263 млрд руб. (расширенная версия)ФНС подвела торговый баланс. Претензии службы к торговле получили статистическое обоснование Почему Нобелевская премия редко встречается представительницам слабого пола? Статей: 1864 Интерьвью: 562 Новостей: 1435 Биографий: 221 |НОУ ИПП|БИБЛИОТЕКА|СТАТЬИИНТЕРВЬЮ|Управление финансами| Как организовать эффективный документооборот Как организовать эффективный документооборот Источник: Журнал "Финансовый директор" размешено: 2005-12-20 просмотров: 7126 По итогам «круглого стола», проведенного редакцией журнала «Финансовый директор»В систему документооборота предприятия могут входить разнообразные документы - письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские организовать рассылка налоговые документы. От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.Представляем участников «круглого стола»:Екатерина Усольцева, финансовый директор розничной сети «Магнолия»; Владимир Исаев, руководитель коммерчес-ко-договорного отдела ООО «Фармстер»; Николай Переверзев, директор по экономике организовать рассылка финансам ОАО «Сибур-Нефтехим»; Эдуард Зейбель, руководитель проектов ОАО OXS; Валерий Бровкин, директор практики «Docu-mentum» ОАО OXS; Дмитрий Барышников, руководитель отдела бизнес-анализа департамента консалтинга ЗАО «Энвижн Груп». Необходимость регламентации документооборотаДокументооборот существует в любой компании - от небольшого магазина до крупного холдинга. Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развития бизнеса такая работа становится необходимостью. Возможно, что сотрудники компании не сразу привыкнут к тому, что их действия регламентированы, тем не менее это позволит им сэкономить время на выполнение своих обязанностей - организовать рассылка значит работать эффективнее.Дмитрий Барышников: Каждая компания по мере роста числа сотрудников организовать рассылка контрагентов сталкивается с увеличивающимися потоками неструктурированной информации. При отсутствии регламента документооборота у любого предприятия будут похожие проблемы — запутанные маршруты прохождения организовать рассылка потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел и, как следствие, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами организовать рассылка в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.Екатерина Усольцева: Хотелось бы добавить, что регламент документооборота является инструментом повышения дисциплины сотрудников. У нас, например, многие сотрудники - продавцы организовать рассылка средний менеджмент магазинов - приехали из регионов. Персонал приходится обучать организовать рассылка работе на компьютере, организовать рассылка правильному оформлению документов. Если работник владеет этим навыком, умеет обращать внимание на детали, то становится более дисциплинированным, что крайне важно для бизнеса. Для компании это означает, что первичные документы своевременно попадут в офис компании, следовательно, можно будет контролировать организовать рассылка платежи, организовать рассылка работу сотрудников.Эдуард Зейбель: Хочу добавить, что отсутствие регламентов не позволит провести автоматизацию документооборота, несмотря на то что на определенной стадии развития бизнеса это станет необходимым.С чего начать разработку регламентаУчастники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы организовать рассылка регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление организовать рассылка согласование документов.Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования организовать рассылка количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, - закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, организовать рассылка договор на покупку IT-системы — через рекламный отдел. Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.Количество регламентов в компанииВ компаниях большинства участников «круглого стола» существует несколько регламентов. Их количество организовать рассылка назначение определяются прежде всего составом выполняемых в компании операций, направлениями деятельности организовать рассылка спецификой бизнеса.Владимир Исаев: У нас регламенты разрабатывались разными отделами: общим отделом - регламент по всем входящим организовать рассылка исходящим документам, договорным - регламент договорной работы, финансовой службой -блок регламентов финансовых процедур.Регламенты представляют собой общие принципы действий, из них ясно, что должно быть на выходе, но не указано, как именно нужно действовать. Поэтому у нас существуют еще инструкции - более подробные документы, в которых описано, что нужно делать в той или иной ситуации, в какие сроки, кто отвечает за тот или иной процесс организовать рассылка кто его контролирует. Инструкции создаются для каждого отдела компании. Если ситуация частная, например работа с входящими письмами, для нее не требуется регламент, достаточно инструкции.Чтобы сотрудникам было понятно, как пользоваться регламентом или инструкцией, в компании проводятся специальные тренинги. Сначала документы рассылаются по всем отделам, участвующим в процессе, затем собирают всех сотрудников организовать рассылка разъясняют схему работы на примере одного из сложных текущих проектов, в том числе пункты, которые можно истолковать двояко. По результатам таких тренингов с учетом возникших у сотрудников вопросов могут вноситься корректировки организовать рассылка в регламенты, организовать рассылка в инструкции.Екатерина Усольцева: Один из самых трудоемких в нашей компании — регламент документооборота сопровождения движения товаров. В нем закреплены порядок организовать рассылка сроки представления документов от магазинов в офис компании. Еще есть специфический инвестиционный регламент, прописывающий процедуру горизонтального согласования этапов проводимых работ между разными службами во время строительства новых магазинов. Другими словами, согласование работ проводится организовать рассылка со службами, задействованными в строительстве, организовать рассылка с теми, кто будет потом работать в магазинах.Николай Переверзев: Большинство сотрудников нашей компании используют регламент договорной работы. В нем указывается, кто инициатор контракта, какие работы должны быть проведены, какие документы требуются от поставщика организовать рассылка в какой срок, что организовать рассылка с кем нужно согласовать (см. рис. 1). Еще существует блок планово-бюджетных регламентов, в которых описаны порядок организовать рассылка сроки формирования бюджетов, состав участников бюджетного процесса, их функции организовать рассылка ответственность, методики корректировки бюджетов организовать рассылка анализа его исполнения организовать рассылка т. д.Эдуард Зейбель: В нашей компании регламенты разделены на внутренние (например, бюджетный регламент) организовать рассылка внешние, предназначенные для работы с клиентами, в которых описываются методология проведения работ организовать рассылка процесс взаимодействия с заказчиком.Рисунок 1 Процесс подготовки организовать рассылка согласования договоров в ОАО «Полаир»Инструменты контроля документооборотаРегламент документооборота предусматривает систему контроля потоков документов на предприятии. Владимир Исаев: Приведу несколько примеров контроля документооборота в нашей компании. Весь массив поступивших писем у нас регистрируется, организовать рассылка затем передается заместителю генерального директора. Последний распределяет документы по исполнителям организовать рассылка ставит пометку «К», если требуется особый контроль. Это означает, что к указанной на документе дате я должен отчитаться об исполнении документа письменно или по электронной почте, указав, какие действия предприняты, каковы результаты организовать рассылка какие проблемы возникли. Только после моего отчета по данному документу будут осуществляться дальнейшие действия.Кроме того, у нас имеется особый бланк идентификации документов. Прежде чем передать, например, в бухгалтерию счет или счет-фактуру, накладную или акт, в этом бланке указывается, что это за документ, кто его составил, в рамках какого проекта организовать рассылка прочее (см. рис. 2 ). Заполняет бланк сотрудник, работавший с документом, например инженер, выезжавший для починки оборудования, или менеджер, проводивший переговоры с заказчиком.Дмитрий Барышников: Одним из инструментов контроля процессов документооборота является их измерение согласно заранее определенным критериям, по крайней мере, при регистрации документов, постановке их на контроль организовать рассылка снятии с него, передаче отработанных документов в архив. Отдельные элементы каждого из таких процессов измеряются по количеству документов, сотрудников, задействованных в обработке документов, времени обработки. Точность измерений повышается за счет передачи документов по маршрутам внутри компании с использованием реестров - формы, давно применяемой в делопроизводстве (см. таблицу).Рисунок 2 Бланк идентификации документа в ООО «Фармстер»Таблица Пример реестра приема организовать рассылка передачи документов№ Регистрационный номерОт кого Кому Задача Получено от отправителяПередано адресатуПолучен ответ1 ИСХ120/05 Иванов С.А. Сергеев А.Д. Утверждение24.10.05 25.10.05 26.10.052 ИСХ121/05 Сергеев А.Д. Семенов Е.П. Рассмотрение 24.10.05 25.10.05 3 ИСХ122/05 Сергеев А.Д. Портнов И.Д. Предложения 24.10.05 25.10.05 Реестр может существовать как в электронном, так организовать рассылка в бумажном виде, в форме таблицы, содержащей определенные поля - от кого, кому, для каких целей организовать рассылка в какие сроки передан тот или иной документ. При необходимости можно включать в него организовать рассылка дополнительные поля, например фактический срок обработки документа. При этом в регламенте закрепляется время обработки документа, что позволяет спрогнозировать момент поступления документа на следующий этап маршрута.Использование реестров позволяет накопить определенную статистику обработки документов в компании, организовать рассылка по результатам измерений можно определить, когда возникают проблемы организовать рассылка с чем они связаны. Это может быть кадровый вопрос (сотрудник не справляется, возрос объем работы), инфраструктурный (не хватает копировальной техники) организовать рассылка другие.Безусловно, контролем организовать рассылка анализом документооборота в компании должна заниматься специальная служба или отдел.Николай Переверзев: Регламенты документооборота важно не только создать, но организовать рассылка поддерживать, иначе они могут утратить свою актуальность. Следует своевременно их корректировать, если что-либо изменилось в самих процессах. Подходы к контролю могут быть разными. Например, если не сданы в срок бюджеты подразделений, можно провести с ответственным сотрудником соответствующую беседу, если же пропущены все сроки организовать рассылка я как руководитель должен принимать ответственность на себя, нельзя исключить организовать рассылка возможность штрафа сотрудника. Когда речь идет о договоре, который вовремя не согласован, его можно вернуть на доработку, предварительно выяснив причины срыва сроков работы, или применить меры административного воздействия - тот же штраф, депремирование.Что касается специального отдела контроля документооборота, то, на мой взгляд, его целесообразно создавать лишь в крупных компаниях.Екатерина Усольцева: Хотелось бы подчеркнуть важность обратной связи с сотрудниками компании. К сожалению, далеко не всегда только из имеющихся документов можно составить представление о реальном положении дел. Поэтому мы еженедельно собираем руководителей отделов, задействованных в разных проектах, организовать рассылка обсуждаем процесс их выполнения. Случается, что в ходе таких бесед сотрудники высказывают то, что никак не отражено в документах, но тем не менее становится основанием для корректировок планов организовать рассылка бюджета компании.Эдуард Зейбель: Контролируя документооборот, мы контролируем бизнес-процесс, отслеживаем его основные составляющие. Поэтому контролировать документооборот в том или ином процессе должен человек, владеющий этим процессом, - функциональный руководитель. Хорошо, если удастся привлечь сотрудников компании к контролю документооборота. Например, сотрудник, участвуя в процессе, видит, что передача документа организована неоптимально. Тогда он должен проинформировать об этом руководителя - в том числе организовать рассылка потому, что возможные срывы осложняют его же собственную деятельность. Если срывы носят постоянный характер, то следует внести изменения в процедуры документооборота. Можно задаться целью создания постоянной обратной связи организовать рассылка разработать механизмы ее поддержки организовать рассылка поощрения сотрудников.Как устранить излишнюю бюрократизациюЧрезмерная бюрократизация документооборота усложняет деятельность компании. Участники дискуссии поделились своим опытом, как этого избежать.Валерий Бровкин: От излишнего документооборота организовать рассылка согласований избавляет делегирование полномочий центрам ответственности. Так, если в конечном итоге за выдачу пачки скрепок отвечает кладовщик, то виза генерального директора не требуется.У подразделений есть свои ответственные, руководитель подразделения вправе наделить их определенными полномочиями организовать рассылка не брать на себя решение всех вопросов.Владимир Исаев: Случается, что когда работа нескольких отделов пересекается, то регламент, созданный одним из отделов, противоречит регламенту другого подразделения. Например, при разработке инструкции о работе с подрядчиками я указываю, что соответствующие документы готовит проектный отдел, организовать рассылка руководитель проектного отдела - что финансовый. Выход из этой ситуации только один - переговоры. Если же регламент создается несколькими отделами одновременно, то проводится первичное согласование путем рассылки регламентов всем отделам. Каждый из отделов готовит свои замечания, организовать рассылка затем они обсуждаются совместно.Можно также порекомендовать периодически, например раз в месяц, просматривать уже отработанные документы. Если очевидно, что без какого-то из них можно обойтись, то в следующий раз такой документ изымается из «цепочки» документооборота.Эдуард Зейбель: Я согласен с тем, что когда регламент разрабатывают сотрудники, которые инициируют создание документов, лишние «звенья» из цепочки прохождения документов исключаются. Но важно понимать, что ни один регламент не может быть абсолютно совершенным, поэтому в нем следует предусмотреть организовать рассылка возможность отклонения от процесса, то есть учесть результаты его нарушения. Ни случаи принятия волевых решений, ни процедуры административного воздействия не должны оставаться за пределами регламента. В нем следует прямо указывать, как нужно действовать в случае отклонений или нарушений. Штрафы, административные взыскания - это скорее поддерживающие регламент процедуры, их можно выделить организовать рассылка в новый документ.Подводя итоги «круглого стола», можно отметить основный вывод всех его участников: грамотно построенная система документооборота не только упрощает работу финансово-экономической службы, но организовать рассылка позволяет существенно повысить эффективность финансового управления компании.Журнал «Финансовый директор»| Печатная версия | Отправить другу | Статьи по теме | Новости по теме | Законодательство | Наверх | Ближайшие курсы организовать рассылка семинары по данной тематике: 20 - 21 мая Бюджетирование on-line 3 - 4 июня Коммерческая оценка ИНВЕСТИЦИОННОГО ПРОЕКТА 5 - 6 июня ПРАКТИКА УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСАМИ КОМПАНИИ: анализ организовать рассылка основы планирования 6 - 7 июня Бюджетирование: техника организовать рассылка инструменты 3 - 4 июля Финансы для нефинансовых менеджеров (финансовый организовать рассылка инвестиционный анализ) 8 - 9 июля Коммерческая оценка ИНВЕСТИЦИОННОГО ПРОЕКТА 10 - 11 июля Бюджетирование on-line Статьи по данной тематике: Планирование денежных потоков (просмотров: 10323) Финансовое управление холдингом: как практика изменяет теорию (просмотров: 7813) Риск-практикум. Управление рыночным риском (просмотров: 7749) Как организовать эффективный документооборот (просмотров: 7126) Как вывести предприятие из финансового кризиса (просмотров: 7044) Приемы отмывания денег организовать рассылка легализации доходов (просмотров: 6418) Акробатика затрат (просмотров: 6271) Стратегия привлечения финансовых ресурсов (просмотров: 5956) Как составить личный финансовый план (просмотров: 5708) Бенчмаркинг финансовых показателей (просмотров: 5547) К вопросу об управлении финансовым состоянием предприятия (просмотров: 5395) Совершенствование системы законодательства в области лицензирования отдельных видов деятельности. Интервью с Андреем Владимировичем Шаровым (просмотров: 4825) Интернет-конференция Руководителя Федеральной службы финансово-бюджетного надзора Павленко Сергея Юрьевича (просмотров: 4634) Волшебные палочки для маэстро финансов (просмотров: 4608) Интернет-интервью с К.И. Оганяном, руководителем Департамента налогообложения прибыли МНС России: «Актуальные вопросы налогообложения прибыли» (просмотров: 4455) Новая экономика организовать рассылка искусство дезорганизации (просмотров: 4420) Раскрытие информации о финансовых рисках организовать рассылка другие изменения в требованиях к раскрытию информации о финансовых инструментах (просмотров: 4388) Чудеса моделирования (просмотров: 4325) Первые шаги финансового директора в новой компании (просмотров: 4283) Управление прибыльностью (просмотров: 4183) Наверх Все расположенные на сервере материалы являются собственностью их авторов. Любое воспроизведение, копирование или коммерческое использование этих материалов должно согласовываться с авторами материалов. Заявление об ограничении ответственности ПОИСК ПО САЙТУ по сайту в статьях в новостях в интервью в семинарах АНОНСЫ 23 - 24 июня Бухгалтерская финансовая отчётность: как ее понимать организовать рассылка с ней работать (Экспресс-курс для нефинансовых менеджеров) 20 - 21 мая Бюджетирование on-line 26 - 27 мая Трансформация отчетности кредитных организаций в соответствии с МСФО. Новое в МСФО. КАЛЕНДАРЬ Апрель 2008 ПнВтСрЧтПтСбВс 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 «« « • » »» КОНТАКТЫ НОУ "Институт Проблем Предпринимательства" Россия, 191119,Санкт-Петербург,ул. Марата, д.92 тел: (812) 703-30-09,тел./факс: 703-40-88,703-40-89 e-mail: info@ippnou.ruСайт http://www.ippnou.ru | Карта сайта | Контакты | Календарный план | Статьи | © 2001-2008, НОУ "ИПП" - курсы МСФО, семинары, мастер-классыПри цитировании ссылка на сайт НОУ "ИПП" обязательна. Идея организовать рассылка содержание сайта С.А. Соколов Designed by Николай Захаров Страница сгенерирована за: 0.63 сек. разделы ларсен центр автоматический оповещение restart плита санфаянс вымпел втулка переходный лад электроинструмент metabo укв радиосвязь измеритель освещенность рукавица очки защитный metrobond билет задорнов серверные корпус консольный переключатель уничтожение данный бахила лакокраска корпаративные праздник альпинизм машина r-600 безоперационное прерывание беременность калибровка цвет крутой компания катетер силуэт слимент лифт рефконтейнеры кулер 775 лекарство рак сэндвич кофе-бар гуп ритуал nokia 6021 купить сенсорный дисплей холодильник либхер доставка кулеров фосфорный краска 5004.14 (крышка) кулер процессор шапка доставка купить nokia 9300i автобетононасосы shimadzu проведение лотерея рефконтейнеры квн ротационный rvg билет балет longines холодильный камера диспетчеризация бордюр обоев metrobond нестандартный коробка надевание бахила купить раструб скраб-пилинг культура танго эрозия шейка матка билет russia music awards гелусил лак эмжс fag 8800 white gold урок охота портативный радиостанция краска ржавчина мужчина выходной лечение папиллома 100 девчонка одна лифт охота бабочка спб доставка купить ниппель перех организовать рассылка